"De computer crashte, inspecteur, niet mijn schuld toch?"

Als ondernemer bent u verplicht een deugdelijke administratie te voeren en te bewaren. Maar wat nu als deze door oorzaken buiten uw schuld in het ongerede raakt? Als uw bedrijf afbrandt, bent u toch zeker niet verantwoordelijk?

Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. Die plicht voert ver. Alles wat van belang kan zijn voor uw belastingheffing, moet u bewaren. Op papier én digitaal. Maar wat nou als uw administratie gestolen wordt of bij een brand verloren gaat? Of als uw computer onherstelbaar crasht? Bent u dan toch verantwoordelijk en zo ja, wat zijn dan de gevolgen? Kunt u zoiets voorkomen?

Back-up
Voor wat betreft uw fiscale boekhoud- en bewaarplicht zal er helaas zelden sprake zijn van overmacht. Dit betekent dat u ook bij oorzaken buiten uw schuld altijd moet zorgen dat u uw boekhouding kunt tonen. Het maken van kopieën en back-ups is dus essentieel, want als uw administratie bijvoorbeeld bij brand of een crash verloren gaat, bent u anders zwaar de klos.

Omkering bewijslast
Is uw administratie al dan niet door externe oorzaken niet meer aanwezig of incompleet, dan kan de inspecteur een zogenaamde ‘informatiebeschikking’ opleggen. Hierin eist hij de gevraagde gegevens op en heeft u maar te zorgen dat u ze aanlevert. Kunt u dat niet, dan kan de inspecteur de bewijslast omdraaien. Dit draait meestal uit op een ramp, want de inspecteur legt dan een aanslag op waarvan u moet aantonen dat deze op een te hoog bedrag is vastgesteld. Zonder administratie is dit nauwelijks mogelijk. De hoogte van de aanslag moet wel redelijk blijven, maar zal nooit te laag uitvallen.

Tip: bewaar een back-up niet op dezelfde plaats als uw oorspronkelijke administratie, want dan schiet u bijvoorbeeld bij brand nog niets op.
Tip 2: een back-up in de cloud of bij uw boekhouder kan een oplossing bieden.

Achteraf
Bent u een praktijkvoorbeeld van een zaak met verloren gegane administratie en heeft u geen back-ups? Probeer dan uw administratie zo goed mogelijk via derden te achterhalen. Offertes zijn ook in bezit bij uw klanten. Zo ook verzonden e-mails. Bankafschriften kunt u nog jaren later opvragen bij uw bank. Zo kunt u een informatiebeschikking met succes aanvechten of proberen aan te tonen dat de schatting van de inspecteur te hoog is. Houd echter voor ogen dat een goede back-up van levensbelang is en heel veel problemen kan voorkomen.

Contact
Neem contact op met Johan Kroon Administratie als u wilt dat wij uw administratie verzorgen. Bel met 0597-792002 of mail ons op info@johankroonadministratie.nl. Neem ook eens een kijkje op onze Facebookpagina.