SEPA; het nieuwe incasseren. Bent u er klaar voor?

Ondernemers die incasseren bij hun klanten cq leden hebben vanaf 1 februari 2014 te maken met SEPA. SEPA, Single Euro Payments Area, is in het leven geroepen door de Europese Unie en de gezamenlijke Europese banken om het mogelijk te maken om binnen Europa incasso's uit te voeren. De Nederlandse incasso zoals u eerder gewoon was komt daarmee compleet te vervallen.

Wanneer u in het verleden een incasso-overeenkomst met uw eigen bank had kon u binnen Nederland incasseren bij elke willekeurig bankrekening. Met het nieuwe SEPA zijn er diverse regels bijgekomen waaraan u zich moet houden om te kunnen blijven incasseren. Mocht u incasseren dan is het wijs om te kijken of u al een SEPA-overeenkomst bij uw bank bent aangegaan. Mocht dit niet het geval zijn dan kunt u niet meer incasseren vanaf 1 februari 2014 en dus is het goed dit zo snel mogelijk aan te vragen.

In het kort enkele veranderen / voorwaarden die zijn ingesteld om te kunnen incasseren met SEPA:
- U moet gebruik maken van het IBAN-nummer in plaats van het oude bankrekeningnummer. Een gewoon bankrekeningnummer volstaat niet meer. Het IBAN bestaat uit een landcode (2 letters), een controlegetal (2 cijfers) en het (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer. Het nummer staat al vermeld op uw bankafschriften. Op dit moment maken steeds meer overheidsorganisaties en bedrijven al gebruik van het IBAN voor alle overschrijvingen en incasso's.

- Mocht u een incasso uitvoeren en de andere partij is het hier niet mee eens dan kan deze de incassobetaling terugboeken binnen 56 dagen. Dit was eerder 30 dagen en is dus verlengd.

- Het laten invullen voor een nieuwe machtigingsdocument inclusief IBAN is aanbevolen en zeker vanaf 1 februari 2014 verplicht.

- U bent verplicht om uw klanten cq leden te informeren over de wijze waarop u gaat incasseren. U moet voor al uw klanten cq leden een uniek incassokenmerk meegeven met de incasso. Dit dient u ook te communiceren met uw klant. Doet u dit niet dan kan de geïncasseerde de incasso verwerpen en kan er melding worden gedaan bij de bank waardoor u het risico kan lopen dat u niet meer mag incasseren.

- U bent verplicht om aan te geven of u meerdere malen gaat incasseren of dat u het eenmalig gaat doen. Mocht u bijvoorbeeld aangeven eenmalig te gaan incasseren, maar enige tijd later moet u nogmaals incasseren dan is dat niet meer mogelijk en zal de bank de incasso verwerpen. Ook moet u aangeven welke periode u zal gaan incasso. Maandelijks, wekelijks, jaarlijks of per half jaar zijn enkele opties.

Mocht u er niet uitkomen met de vernieuwde regels dan is Johan Kroon Administratie u graag van dienst. Dankzij het volgen van enkele workshops zijn wij ondertussen aardig gespecialiseerd in het onderwerp SEPA. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.