Waar moet u om denken bij e-facturatie?

Wellicht overweegt u, net als veel ondernemers in het MKB, uw klanten een elektronische facturatie toe te sturen. Het scheelt een hoop papieren rompslomp, maar er is wel een aantal dingen dat u moet weten. Wat is belangrijk bij e-facturatie?

Wat is een e-factuur?
Een e-factuur wordt geautomatiseerd verwerkt in een boekhoudpakket. De ontvanger van de e-factuur kan deze foutloos en geautomatiseerd verwerken in zijn boekhoudpakket, zonder dat hij deze zelf kan aanpassen. Een factuur in pdf-formaat is geen e-factuur, net zomin als een factuur in Excel. Deze worden namelijk niet bij de ontvanger automatisch ingelezen. Pdf-facturen worden in de meeste gevallen handmatig door de klant ingeboekt.

Kies het juiste boekhoudpakket
Het meest gebruikte formaat bij e-facturatie is het zogenoemde Universal Business Language-formaat. Dit UBL-formaat kan door de meeste boekhoudpakketten worden ingelezen. De factuur wordt in zowel UBL-formaat als in pdf-formaat per e-mail verzonden. U kiest daarom het best voor een boekhoudpakket dat de e-factuur automatisch meestuurt bij de facturatie.

Toestemming van de klant
Houd er hierbij wel rekening mee dat u enkel een elektronische factuur versturen als u daarvoor toestemming heeft van de klant. Dat staat in artikel 35b van de Wet op de omzetbelasting 1968: “Elektronische facturering wordt toegepast behoudens aanvaarding door de afnemer”. Vraag uw klant daarom om toestemming alvorens u een elektronische factuur verstuurt of regel dit in uw algemene voorwaarden.

De meeste klanten hebben waarschijnlijk geen bezwaar. Maar wat nu als een klant geen digitale factuur wil, maar een papieren factuur? Dan zult u aan die klant een papieren factuur moeten uitreiken. Eventueel helpt het om een kleine attentie (zoals een USB-stick) te schenken aan klanten die hun toestemming niet geven of twijfelen.

Wat zijn de regels?
Inhoudelijk gelden er geen extra eisen voor een elektronische factuur ten opzichte van een papieren factuur. Wel dient u ervoor te zorgen dat uw identiteit kan worden vastgesteld en dat de inhoud niet door de ontvanger kan worden gewijzigd. U moet dat aan de hand van uw bedrijfsprocessen gedurende zeven jaar (bewaarplicht) kunnen aantonen. Dat betekent dat u ook voor een veilige opslag van uw gegevens moet zorgen.

Daarnaast is het belangrijk dat u de ‘trails’, de sporen van de vanuit u boekhouding verzonden factuur, vastlegt en bewaart, zoals de e-mail waarin u de factuur als pdf-bestand verzonden heeft.